Was haben die isländische Hauptstadt Reykjavik, die Deutsche Bahn und die Stadtwerke Erfurt gemeinsam? Richtig! Alle drei nutzen ein soziales Intranet. Was das ist, wie es ankommt und warum wir auf ein Social Intranet für die interne Kommunikation setzen, lest ihr hier. Also, Käffchen holen, gemütlich machen und die Ohren Augen spitzen. Wir plaudern mal wieder aus dem Nähkästchen.

Alle an Bord

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Jens Weber (v. l.) wirft mit Hagen Vedder einen Blick auf das neue Intranet der Stadtwerke – das geht via App mit dem Smartphone.

Was ist da denn los? Nichts zu tun, liebe Kollegen? Könnte man meinen…

… aber weit gefehlt. Jens Weber und Hagen Vedder sind im Dienst. Und wenn es die Zeit zulässt, gehört seit neustem das Checken des Smartphones dazu. Denn das neue Intranet der Stadtwerke lässt sich jetzt auch von unterwegs aufrufen, hält Infos, Telefonnummern & Co. bereit. Möglich macht das eine spezielle App.

“Unser neues Intranet finde ich richtig klasse”, sagt Hagen Vedder. Er ist Reiniger bei der SWE Stadtwirtschaft, sorgt mit seinen Kollegen bei Wind und Wetter für ein sauberes Erfurt. Hagen: “Bisher war es recht schwierig für uns, auf Informationen im alten Intranet zuzugreifen. Wir haben ja keinen PC zum Arbeiten. Jetzt haben wir alle Infos in der Hosentasche. Das ist schon cool”, sagt er und ergänzt mit einem Zwinkern “auch für mich als alten Hasen”.

Ordnung muss sein. Die Kollegen der SWE Stadtwirtschaft säubern einen Containerplatz in Erfurt.
Auf dem Weg zum nächsten Arbeitsort checkt Hagen Vedder die neuesten Nachrichten im Intranet.

Bei den Kollegen der EVAG kommt das neue Intranet ebenfalls gut an. Johannes Storch ist Bus- sowie Straßenbahnfahrer und in der Leitstelle des Nahverkehrsunternehmens tätig. Das Besondere: Alle EVAG-Fahrer haben ein Dienst-Tablet. Damit organisieren sie ihre Arbeit. Sie können zum Beispiel Schichtpläne einsehen. “Und neuerdings können wir sogar mit Kollegen übers Intranet chatten”, sagt Johannes. “Das neue Intranet erinnert ein bisschen an Facebook. Es gibt Videobeiträge und viele Infos aus den SWE Unternehmen. Man rückt näher zusammen. Das gefällt mir wirklich daran”, sagt er.

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Johannes Storch kann jetzt auch über sein EVAG-Tablet ins SWE Intranet. Mit dem alten Intranet war das nicht möglich.

Nadine Kruse ist Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement und gerade bei der SWE Unternehmenskommunikation tätig. “Da habe ich natürlich den Luxus, öfters ins Intranet schauen zu können”, sagt sie. Beim Schauen bleibt es aber nicht. Nadine ist Teil des Social-Media-Azubiteams der Stadtwerke. Das Team berichtet auf Instagram über seine Ausbildung bei der SWE. “Seit es das Intranet gibt, organisieren wir uns dort in einer Gruppe. Wir besprechen mögliche Ideen oder planen Beiträge für die Woche”, erzählt Nadine.

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Nadine Kruse ist Auszubildende und Teil des Social-Media-Azubiteams.

Der Weg zum Intranet 2.0

Bevor Nadine, Johannes, Hagen & Co. ihre neue digitale Heimat in Beschlag nehmen konnten, dauerte es etwas. Wir suchten von Anfang an nach einem Intranet, dass für alle Mitarbeiter zugänglich ist und das Miteinander verbessert. Das klingt einfacher, als es in Wirklichkeit ist. Denn: Rund die Hälfte der knapp 2.000 SWE Mitarbeiter haben aufgrund ihrer Tätigkeit (z. B. Gärtner, Müllwerker oder Busfahrer) keinen PC-Arbeitsplatz – und damit auch keinen Zugriff auf ein Intranet oder ähnliches.

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Ein kleiner Blick auf die Intranet-App.

Eine schnelle und zielgerichtete Kommunikation ist somit schwierig. Auch das direkte Feedback blieb (zumindest digital) auf der Strecke. Infos wurden zudem im alten Intranet zentral bereitgestellt. Es war eben ein Intranet im herkömmlichen Sinne. Beliebteste Seiten: Das Telefonbuch und der Speiseplan. Das wollten wir besser machen. Einfacher. Schneller. Und vor allem lebendiger.

Dafür mussten wir eigentlich alles neu denken. IT-Infrastruktur, Datenschutz, IT-Sicherheit… Nicht zu unterschätzen sind zudem die kulturellen Veränderungen, die so ein Social Intranet mit sich bringen kann. Plötzlich erhält ja jeder Mitarbeiter eine (digitale) Stimme und kann Feedback geben. Es gab also jede Menge Konzepte, Besprechungen, Termine und so weiter. Leser aus Konzernen oder größeren Unternehmen kennen das sicher und nicken jetzt vielleicht zustimmend 😉

Das Wichtigste bis zur Einführung: Wir haben die Stadtwerker früh ins Boot geholt. Rund 1,5 Jahre vor dem Start wurde zum ersten Mal über das Vorhaben berichtet und Wünsche abgefragt – ganz klassisch in der Mitarbeiterzeitung, die es übrigens nach wie vor gibt.

Ende gut, alles gut?

Lange Rede… Unser erstes soziales Intranet ist im Herbst 2018 an den Start gegangen. Jeder Mitarbeiter hat dort jetzt ein eigenes Profil und kann sich via App mit dem (privaten) Smartphone einloggen. Es gibt Seiten und Gruppen, denen gefolgt werden kann. Infos werden nicht mehr willkürlich gestreut. Themen, die einen interessieren, können ab sofort eigenständig abonniert werden. Nur wichtige konzernweite Nachrichten werden automatisch in die Timeline gespült. Außerdem können die SWE Mitarbeiter im neuen Intranet zum Beispiel:

  • eigene Beiträge posten
  • mit einem Kollegen oder in einer Gruppe chatten
  • sich in Gruppen zusammenschließen (an Projekten arbeiten oder über gemeinsame Interessen unterhalten)
  • Beträge kommentieren, liken und teilen
  • Infos einholen und Dokumente einsehen etc.

Den Speiseplan und das Telefonbuch haben wir natürlich auch wieder integriert 😉

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Auch in der internen Kommunikation setzen wir auf Bewegtbild.

Aber jetzt mal Butter bei die Fische. Ist wirklich alles so rosig? Natürlich nicht. Es gibt in vielen Belangen noch Luft nach oben. Unser Intranet 2.0 hat noch ein paar technische und inhaltliche Kinderkrankheiten (komplizierte Anmeldung ohne Dienst-PC, Ansicht von Dokumenten ist fehlerhaft…). Wir sammeln fleißig das Feedback und arbeiten an Lösungen, auch um die Akzeptanz weiter zu erhöhen.

Denn natürlich sind noch lange nicht alle Stadtwerker abgeholt. Dass wir ab Start eine 100-Prozent-Quote haben, das hat niemand erwartet. Wie auch… Wir müssen umdenken, viel Neues entdecken und noch die eine oder andere Hürde nehmen. Mit unserem neuen Intranet wurde viel mehr ein Prozess gestartet. Dass der Weg aber richtig ist, zeigen die Rückmeldungen vieler Kollegen, nicht nur von Nadine, Johannes und Hagen 🙂

Social Intranet 1.0

Übrigens: So neu ist ein Social Intranet bzw. die interne Kommunikation über eine App eigentlich nicht. Wir haben die Stadtwerker einige Zeit über WhatsApp mit Infos versorgt. Mit Erfolg. Rund 500 Mitarbeiter haben das Angebot zuletzt genutzt. Von Anfang an war aber klar, dass wir schnellstmöglich ein eigenes Tool integrieren wollten. Denn wer WhatsApp sagt, muss auch EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sagen…