WhatsApp und Stadtwerke. Das passt auf den ersten Blick nicht wirklich zusammen. Aber nur auf den ersten… Wir haben inzwischen sehr gute Erfahrungen mit dem Messenger gemacht. Wir nutzen WhatsApp für die interne Kommunikation. Wieso? Weshalb? Warum? Lest ihr hier.

Die Ausgangslage…

Ist schnell erzählt: Angenommen es gibt ein dringendes Anliegen, das alle Mitarbeiter betrifft. Die Infos müssen schnell an den Mann oder die Frau gebracht werden. Genau hier tritt ein kleines Problem für uns auf: Rund die Hälfte der Stadtwerke-Mitarbeiter, also um die 800 Personen, hat aufgrund ihrer Tätigkeit (z.B. Müllwerker oder Straßenbahnfahrer) keinen Zugang zu PC-Arbeitsplätzen. Dadurch fehlt ihnen auch der Zugriff auf’s Intranet – und uns die Möglichkeit, wichtige Dinge schnell und effizient zu verbreiten.

WhatsApp als zusätzlicher Kanal für die interne Kommunikation

Mitarbeiterzeitung, Aushänge, E-Mails und Co kommen hier schnell an ihre Grenzen. Entweder sie sind zu langsam oder erreichen einen Großteil der Belegschaft nicht. Blöd. Klar, dass wir dieses Dilemma schnell (und möglichst ohne großen Aufwand) angehen wollten. Wie habe ich ja bereits verraten: Mit WhatsApp! WhatsApp, der Chatmessenger schlechthin, ist so ziemlich auf jedem Smartphone in Deutschland (auch bei unserer Belegschaft) installiert. Aufgrund der hohen Akzeptanz lag die Nutzung des Dienstes auf der Hand. Nach dem offiziellen „Go“ (auch vom Datenschutz 😉 ) ging es dann ganz schnell.

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Die technische Umsetzung war einfach: Wir nutzen die Broadcast-Funktion von WhatsApp. Die ermöglicht die Erstellung von Listen mit bis zu 256 Kontakten. Damit die Stadtwerker in diese Gruppe aufgenommen werden, müssen sie zunächst selbst aktiv werden – durch Abspeichern unserer Telefonnummer und das Versenden einer Nachricht an uns. Sobald wir sie in die Broadcast-Liste aufgenommen haben, geht es los.

Wenn wir als SWE eine Nachricht verschicken, erscheint sie ganz normal im privaten Chat des Empfängers. Antwortet er auf eine Nachricht, sehen es die anderen nicht, sondern nur wir als Admin. Letztlich wissen wir aber auch nicht, wer sich dahinter verbirgt. Alles für den Datenschutz 😉 Später noch mehr dazu. Wichtiger als die technische Umsetzung war die Frage, was unsere Mitarbeiter vom zusätzlichen Kanal erwarten: Was interessiert sie? Welche Infos sind wirklich relevant? Wie oft möchten sie Nachrichten erhalten? Wir entschieden uns, direkt mit zwei Gruppen zu starten…

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  • Veranstaltungstipps, Gewinnspielen
  • weicheren SWE Neuigkeiten

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Fazit

WhatsApp macht Sinn. Wir können mit dem Messenger eine wichtige Lücke in unserer internen Kommunikation schließen, indem wir Mitarbeiter ohne eigenen PC-Arbeitsplatz schnell erreichen können. Wir nutzen den Messenger nun seit rund sechs Monaten als zusätzlichen Kanal. Nach zwei Tagen hatten sich schon rund 150 Stadtwerker angemeldet. Mittlerweile nutzen rund 400 Mitarbeiter unseren Service – und scheinen damit ganz zufrieden zu sein  🙂